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宽城法院关于诉讼文书材料的立卷归档作业规程

2014-09-11 10:24:55 来源: 本站

宽城法院关于诉讼文书材料的立卷归档作业规程

 

 

 

一、集中整理鉴别

正式立卷时,对已办结案件的全案诉讼文书材料,要收集齐全,认真检查,集中系统整理鉴别,保证确有查考利用价值的诉讼文书材料都能完整齐全地立卷保存。既不能缺损遗漏,又不重复和庞杂,不能把一些不属于立卷范围的文书材料混杂到案卷中去,因此必须逐份认真仔细加以整理鉴别。该入卷的一件不能少,不该入卷的全部剔除。按分立正副卷规定,将诉讼文书材料分成正卷和副卷两部分,进行系统化排列,每份诉讼文书材料固定位置。凡入卷的诉讼文书材料,一般只保存一份。但同一份材料有多个领导机关或多人监督、批示、督办的,均应入卷保存。案件判决书、裁定书、调解书除入卷保存一份外,还应另行保留副本3份,装入卷底袋内,以备档案部门提供利用时使用,对残缺破损的,要及时加工裱糊修复或复制。对字迹褪色难以辨认的,要重新抄正并附抄件,原件仍需要保留。装订部位过窄或左边有字迹的,要加衬边。纸面小于A4纸型的,要加贴衬纸。纸面大于A4纸型的,要折叠整齐。外文和少数民族文字,要有译文附后。入卷信封,应拆开展平贴衬,不得损毁或取掉邮票;纸质文书材料中的金属物应一律剔除。需要随卷归档的证物,凡能附卷的,都应装订入卷。凡不能装订入卷的,都应另建证物袋装入证物袋随卷保存。证物袋封面,应标明证物名称、数量、重量、来源、特征等。易燃、易爆、易腐、有毒证物,因不适宜保存,应当拍成照片,将照片连同底片附卷,实物另行妥善处理,另附纸说明。必须保存实物的,尤其是大件实物,应对涉案实物及所属案件的案号、案由、当事人姓名、实物全称、数量、品名、品质、特征、来源、经手人等项内容详细登记,妥善包装。

二、准确划分归档范围与系统排列顺序

1、归档范围。是指哪些诉讼文书材料应当立卷归档,哪些档案诉讼文书材料不应当立卷归档。

不应当立卷归档的诉讼文书材料,主要有七种:

(1)转交有关单位办理的;

(2)没有查考利用价值的来信、信封、转办单、工作材料;

(3)内容相同的重份材料;

(4)常见的法律、法规、司法解释、行政规章复制件;

(5)诉讼文书未定稿;

(6)与本案无关的文书材料;

(7)其他不归档文书材料。

不需要立卷归档的诉讼文书材料,经审判长、审判员审阅后,按有关规定另行留存或销毁。

凡诉讼活动中形成的具有法律效力、法律意义和具有查考利用价值的诉讼文书材料,均应立卷归档。

2、归档诉讼文书材料的排列顺序。总的要求是:按照诉讼程序的客观进程和形成诉讼文书材料时间的自然顺序,兼顾诉讼文书材料之间的有机联系进行系统排列。

(一)刑事一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序

(1)卷宗封面;

(2)卷内目录;

(3)立案审批表、审判流程管理信息表、案件移送书(收案笔录);

(4)起诉书(自诉状)正本及附件;

(5)送达起诉书笔录;

(6)聘请、指定、委托辩护人材料;

(7)自行逮捕决定、逮捕证及对家属通知书;

(8)搜查证、搜查勘验笔录及扣押物品清单;

(9)查封令、查封物品清单;

(10)取保候审、保外就医决定及保证书;

(11)退回补充侦查函及补充侦查材料;

(12)撤诉书;

(13)调查笔录及证据材料;

(14)赃物、证物鉴定结论;

(15)审问笔录;

(16)被告人坦白交代、揭发问题登记表及查证材料;

(17)延长审限的决定、报告及批复;

(18)开庭前的通知、传票、提押票、换押票;

(19)开庭公告底稿;

(20) 开庭审判笔录(公诉词、辩护词、证人证词、被告人陈述词);

(21)判决书、裁定书正本(刑事附带民事部分的调解书、协议书、裁定书正本);

(22)宣判笔录(委托宣判函及宣判笔录);

(23)送达回证;

(24)司法建议书;

(25)提押票;

(26)抗诉书;

(27)上诉案件移送书存根;

(28)上级人民法院退卷函;

(29)上级人民法院判决书、裁定书;

(30)执行通知书存根和回执(释放证回执);

(31)赃物、证物移送清单及处理手续材料;

(32)备考表;

(33)证物袋;

(34)卷底。

(二)民事一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序

(1)卷宗封面;

(2)卷内目录;

(3)审判流程管理信息表、立案审批表及通知书、起诉书或口诉笔录;

(4)立案(受理)通知书;

(5)缴纳诉讼费或减免费手续;

(6)应诉通知书回执;

(7)答辩状及附件;

(8)原、被告诉讼代理人、法定代表人委托授权书、鉴定委托书及法定代表人身份证明;

(9)原、被告举证材料;

(10)询问、调查取证材料;

(11)调解笔录及调解材料;

(12)开庭通知、传票及开庭公告底稿;

(13)开庭审判笔录;

(14)判决书、调解书、裁定书正本;

(15)宣判笔录;

(16)送达回证;

(17)上诉案件移送函存根;

(18)上级法院退卷函;

(19)上级法院判决书、调解书、裁定书正本;

(20)证物处理手续;

(21)执行手续材料;

(22)备考表;

(23)证物袋;

(24)卷底。

(三)商事一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序

(1)卷宗封面;

(2)卷内目录;

(3)审判流程管理信息表、立案审批表及通知书;

(4)起诉书及附件;

(5)受理案件通知书;

(6)缴纳诉讼费通知及预收收据;

(7)送达起诉书回执;

(8)答辩状及附件;

(9)原告、被告、第三人法定代表人身份证明及授权委托书;

(10)原告、被告举证材料;

(11)诉讼保全或先行给付申请及本院裁定;

(12)诉讼保全或先行给付的执行记录;

(13)证据材料;

(14)调解笔录或调解材料;

(15)撤诉书;

(16)鉴定委托书及鉴定书;

(17)开庭通知、传票、开庭公告底稿;

(18)开庭审判笔录;

(19)判决书、调解书、裁定书正本;

(20)宣判笔录;

(21)诉讼费收据;

(22)上诉案件移送书存根;

(23)送达回证;

(24)上级法院退卷函;

(25)上级法院判决书、调解书、裁定书;

(26)证物处理手续材料;

(27)司法建议书;

(28)备考表;

(29)证物袋;

(30)卷底。

(四)行政一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序

(1)卷宗封面;

(2)卷内目录;

(3)立案审批表、审判流程管理信息表、起诉书、口诉笔录及附件(行政处罚及处理材料);

(4)受理案件通知书;

(5)缴纳诉讼费通知及预收收据;

(6)应诉通知书回执;

(7)答辩状及附件;

(8)法定代表人及诉讼代理人的身份证明及授权委托书;

(9)询问、调查笔录及调查取证材料;

(10)开庭通知、传票、公告底稿;

(11)停止行政机关具体行政行为继续执行的法律文书;

(12)开庭审判笔录;

(13)代理词、辩护词;

(14)撤诉书;

(15)判决书、裁定书正本;

(16)宣判笔录;

(17)送达回证;

(18)诉讼费收据;

(19)上诉或复核案件移送书;

(20)上级法院退卷函;

(21)上级法院的判决书、裁定书及批复;

(22)证物处理手续;

(23)备考表;

(24)证物袋;

(25)卷底。

(五)破产案件正卷诉讼文书材料的排列顺序

(1)卷宗封面;

(2)卷内目录;

(3)立案审批及通知书、审判流程管理信息表;

(4)提出破产申请材料及附件;

(5)受理案件通知书;

(6)破产裁定;

(7)破产公告;

(8)清算组人员名单;

(9)清算组提交证明材料;

(10)有关部门文件;

(11)驳回破产申请裁定书;

(12)中止执行、终止(中止)审理通知书;

(13)申报债权人材料;

(14)债权人申报材料;

(15)确认债权通知书;

(16)出庭通知书;

(17)第一次债权会议;

(18)和解协议;

(19)中止破产程序;

(20)企业整顿情况;

(21)破产还债通知书;

(22)异议意见书;

(23)异议裁定书;

(24)询问调查笔录及调查取证材料;

(25)还债裁定书;

(26)查封、扣押清单;

(27)提交破产财产分配方案;

(28)协助执行通知书;

(29)第二次债权人会议;

(30)破产财产分配方案;

(31)破产财产分配裁定书;

(32)申请终结破产程序;

(33)终结裁定书;

(34)送达回证;

(35)撤销清算组决定书;

(36)破产费用、收取票据;

(37)上诉案件移送书存根;

(38)上级法院退卷函;

(39)上级法院判决书、裁定书;

(40)其他证明材料;

(41)司法建议书及回函;

(42)备考表;

(43)卷底。

(六)各类再审、申诉案件正卷诉讼文书材料的排列顺序

(1)卷宗封面;

(2)卷内目录;

(3)立案审批表、审判流程管理信息表,或提起再审决定书;

(4)抗诉书、申诉书;

(5)原审判决书、裁定书;

(6)提审、询问当事人笔录;

(7)提押票、传票;

(8)听证笔录及证据材料;

(9)判决书、裁定书、批复正本;

(10)宣判笔录;

(11)送达回证;

(12)退卷函存根;

(13)备考表;

(14)证物袋;

(15)卷底。

(七)执行案件正卷诉讼文书材料的排列顺序

(1)卷宗封面;

(2)卷内目录;

(3)立案审批表及通知书、审理流程管理信息表;

(4)申请执行书,移送执行书,委托执行书及函件,交办函或调查函;

(5)法定代表人及委托代理人的身份证明及授权委托书;

(6)据以执行的生效法律文书;

(7)执行通知书、财产申报通知书及送达回执;

(8)传票;

(9)询问调查笔录;

(10)执行裁定书、查封、扣押、搜查、冻结、扣划等法律手续原稿、清单及有关解除措施手续等;

(11)协助执行通知书;

(12)采取、解除、撤销,查封、扣押、搜查、冻结、扣划、拍卖、拘传等强制措施文件材料,和解协议或和解笔录;

(13)第三人到期债权通知书及异议;

(14)评估、拍卖手续、公告原稿;

(15)当事人举证材料;

(16)案外人异议及答复;

(17)交付的票据、收据、有关的凭证材料;

(18)罚款决定书、拘传票、拘留决定书及法律手续;

(19)申请执行费收据,执行实际支出费收据及票据;

(20)撤回执行申请书或中止、终结申请书;

(21)中止执行裁定书,终结执行裁定书,不予执行裁定书;

(22)各种诉讼文书送达回证、回执及来往信函;

(23)结案报告及结案审批表,退卷函;

(24)司法建议书及回函;

(25)备考表;

(26)卷底。

(八)各类案件副卷诉讼文书材料的排列顺序

(1)卷宗封面;

(2)卷内目录;

(3)阅卷笔录、庭审方案、执行方案;

(4)案件承办人的审查报告

(5)承办人与有关部门内部交换意见的材料或笔录;

(6)有关本案的内部请示及批复;

(7)合议庭评议案件笔录;

(8)审判庭研究、汇报案件记录;

(9)审判委员会讨论案件记录;

(10)案情综合报告原、正本;

(11)判决书、裁定书、调解书原本;

(12)上级机关监督函件、申诉信访批示件、审判监督表或发回重申意见书;

(13)其他不宜公开的材料;

(14)备考表;

(15)卷底。

三、编定页码

卷内诉讼文书材料系统化排列后,为了固定其顺序,方便案卷的保管、统计和检索,应按排定的顺序,依次逐页编定页号。页号一律用阿拉伯数字编写,统一编在有文字的每页诉讼文书材料正面右上角,背面左上角。图表和声像材料等也应在其适当位置或在装具上逐件编号。卷宗封面、卷内目录、备考表、证物袋、卷底、空白页不编号。一册案卷内不得出现重号、空号和漏编现象。

四、填写卷内目录

卷内目录,是用以揭示案卷内诉讼文书材料内容与成分的目录表,置于卷首,其作用主要是为了便于查阅、统计、方便使用。卷内目录主要有以下内容:

(1)顺序号。按卷内实有诉讼文书材料排列的先后顺序,如实逐件填写,以件或组为单位,一件或一组诉讼文书材料,编一个顺序号,即一件一号,用阿拉伯数字填写。

(2)诉讼文书材料名称。即诉讼文书材料的标题,填写时不要随意更改或简化,一般应如实著录。如果必须简化,一定要高度概括,准确反映其内容,或标准文书材料编号。没有名称或虽有名称却无实质内容的,应重新拟写诉讼文书材料名称。

(3)页号。指卷内诉讼文书材料所在页码的编号,一般只填写每件或每组诉讼文书材料第1页所在页号。如第1件为1号,第1件共有8页,第2件便为9号,依此类推。

(4)备注。用于对卷内诉讼文书材料数量、质量变化时作说明之用,由书记官填写。其中“本卷连面带底共计x页”必须填写。有证物,应如实填写,无证物,则可不填。这里的“本册卷宗”仅指单独装订的“这一册”卷宗,并非指一个案件出现多册卷宗时的全部案卷。

五、填写卷内备考表

卷内备考表,置于卷内诉讼文书材料之后和卷底之前,用以注明卷内诉讼文书材料及其立卷状况,以备档案管理人员与利用者日后备考。

(1)本卷情况说明:用于填写卷内诉讼文书材料遗失、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。如案卷发生重大变化,或造成不可挽回的损失时,应由有关当事人和直接责任者,写出详细说明,贴于备考表内。

(2)立卷人:由立卷者即承办案件的书记官签名。

(3)检查人:由案卷质量审查者即合议庭审判长或审判员、独任审判员签名。

(4)立卷时间:是指完成本案全部案卷立卷并装订为合格案卷的具体年月日,由立卷人填写。

六、填写案卷封面

案卷封面主要内容及其填写方法如下:

(1)案件性质类别:分为“刑事卷宗”、“民事卷宗”、“行政卷宗”、“执行卷宗”等大类,填写在法院名称下方正中间显著位置。

(2)正副卷分类:是指本案卷属于本案的正卷还是副卷,填写在案件性质类别名称正下方。

(3)案号:是指法院依法受理诉讼案件时编定的案号。

(4)案由:是指法院立案部门依法对案件内容、性质、特征或诉状涉及的法律关系所做的一种高度概括性界定。

(5)诉讼双方当事人称谓和姓名。

(6)合议庭或独任审判员、书记员姓名。

(7)收案日期、结案日期。

(8)原审法院、案号:是指承担原一审或重审或二审案件的法院名称及原审法院审理时所编定的案号。

(9)裁判结果:是指法院对所审判案件作出的具有法律效力的裁判结论和调解结论。分为一审结果、二审结果、复核职能审结果。

(10)归档日期:是指审判业务部门书记官或立卷人向档案部门移交诉讼档案的年月日。

 

 

七、案卷的装订贴封

装订案卷前检查:应对全案全部诉讼文书材料进行一次全面仔细的检查,检查诉讼文书材料是否完整、齐全、合法,有否破损、褪色,纸张是否过大或过小,装订线内是否还有字迹,订书钉、回形针等一切金属物是否剔除干净,外文和少数民族文字是否有译文,入卷信封是否展开,是否有倒页、串页、漏页,是否混入不应入卷的文书材料,正卷、副卷是否分开,每册的厚度是否符合规定的要求。

装订标准:诉讼文书材料少的,即使只有三五页纸,亦应装订为一册。诉讼文书过多,则按排列顺序分册装订,每册厚以不超过15毫米为宜。案卷必须用线绳三孔一线装订,长度以160毫米左右为宜,结头打在案卷底部背面中孔处。要求结实、整齐、美观。装订结扣处及装订线全线,要粘贴封志,贴封处由立卷人签名,档案部门加盖归档骑缝章。

公安机关的侦查卷、检察机关的起诉卷或抗诉卷,不得与法院的诉讼案卷合并装订,应维持原状,与诉讼案卷一并移交归档。

八、案卷的移交归档

案件结案后3个月内,由审判庭书记官将案件相关案卷移交至档案管理部门归档并编写归档清册。归档清册内容包括审判庭名称,移交人,接收人,归档交接日期,序号,案号,案由,案件当事人名称及案卷册数。

对已归档的诉讼档案卷宗,不得从卷内抽取诉讼文书材料,需要增添诉讼文书材料的,应征得档案管理人员同意,按立卷要求办理。


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